De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) schrijft voor dat u cliëntenonderzoek doet. Als uw cliënt een juridische entiteit is, moet u de uiteindelijk belanghebbende bepalen. Dit noemen we de 'Ultimate Beneficial Owner' of UBO. De UBO hoeft niet de persoon te zijn die de transactie daadwerkelijk doet. Een rechtspersoon is bijvoorbeeld een besloten vennootschap of vennootschap onder firma.
Vaststellen wie de UBO van uw cliënt is
De UBO is degene die de uiteindelijke eigenaar van de juridische entiteit is of die (doorslaggevende) feitelijke zeggenschap over de juridische entiteit heeft. Bij meer dan 25% aandelen of stemrechten kunt u ervan uitgaan dat er sprake is van een UBO. Dit is in ieder geval een natuurlijke persoon die:
- Meer dan 25% van de aandelen in de rechtspersoon heeft.
- Meer dan 25% van het stemrecht heeft.
- Een economisch belang heeft van meer dan 25%, en dus recht heeft op 25% van het vermogen van de rechtspersoon.
UBO-register raadplegen
De UBO's van vennootschappen of andere juridische entiteiten die in Nederland zijn opgericht, worden geregistreerd in een register. Dit is het UBO-register van de Kamer van Koophandel (KVK). Als u een zakelijke relatie aangaat, moet u een uittreksel van het UBO-register opvragen. Het uittreksel moet u bewaren. Wanneer u het UBO-register nog niet kan raadplegen bent u verplicht om een gewaarmerkt uittreksel van de UBO-gegevens op te vragen bij de klant.
Voert u een incidentele transactie uit? Dan raadpleegt u het UBO-register alleen als u denkt dat er een risico is op witwassen of terrorismefinanciering.
Door een uitspraak van het Europese Hof van Justitie is het UBO-register niet publiek toegankelijk. Dit heeft gevolgen voor u als u voor de Wwft het UBO-register moet gebruiken. Meer hierover leest u op de pagina toegankelijkheid van het UBO-register. De uitspraak heeft gevolgen als u als ondernemer het UBO-register moet raadplegen. Bijvoorbeeld voor het cliëntenonderzoek en voor de terugmeldplicht.
Gevolgen voor het cliëntenonderzoek
U heeft de volgende verplichtingen als u een nieuwe zakelijke relatie aangaat met een rechtspersoon of een personenvennootschap die in Nederland is opgericht:
- U moet beschikken over een bewijs dat uw rechtspersoon of partnervennootschap is ingeschreven in het Handelsregister van de KVK.
- U moet vaststellen of de UBO's van uw cliënt zijn opgenomen in het UBO-register.
Terugmeldplicht bij verschil tussen cliëntenonderzoek en UBO-register
Voor het onderzoek naar de UBO mag u niet alleen afgaan op de informatie opgenomen in het UBO-register. Stelt u na uw cliëntenonderzoek vast dat er 1 of meer andere UBO's zijn dan degene die staan vermeld in het UBO-register? Dan bent u verplicht dit te melden bij KVK. Op de pagina terugmelden verkeerde UBO-gegevens van de KVK kunt u lezen hoe u dit kunt doen.
Vanaf 1 oktober 2024 bent u verplicht om de volgende discrepanties te melden aan KVK:
- Ontbrekende UBO('s) in het UBO-register.
- Personen die onterecht in het UBO-register staan.
- Een onjuist belang of onjuiste omvang van het belang van een UBO.
Op de pagina registratie in UBO-registers op de website van Rijksoverheid leest u hier meer over.