DFEI stuurt brieven naar organisaties die hun UBO's niet hebben ingeschreven in het UBO-register. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner (UBO) dit is de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Deze ontvangt u als u van de KVK al twee herinneringen hierover heeft gekregen en nog geen UBO-registratie heeft. Kamer van Koophandel (KVK) informeert DFEI hierover.

U heeft een brief van ons ontvangen?

Vanaf de datum die bovenaan die brief staat, heeft u 3 weken de tijd om uw inschrijving in het UBO-register in orde te maken. Na drie weken kan DFEI alsnog contact met u opnemen om dit als nog te regelen. DFEI gebruikt hiervoor het telefoonnummer uit het handelsregister.
 

Ik heb de opgave ingediend of ik ga de opgave vandaag indienen. Moet ik iets doen om een boete te voorkomen?

Wanneer u de opgave heeft ingediend ontvangt u binnen afzienbare tijd bericht van de KVK dat de UBO-opgave verwerkt is in het UBO-register. Via de webpagina Actuele verwerkingstijden | KVK  kunt u zien hoelang de actuele verwerkingstijd bij de KVK is.

Zorg ervoor dat u een kopie bewaart van de ingediende UBO-opgave wanneer u deze per post verzendt, of bewaar de bevestigingsmail van de KVK wanneer u deze digitaal indient.

Het is bij KVK bekend wie de bestuurders, vennoten, maten zijn of enig aandeelhouder bij een besloten vennootschap. Waarom moet ik dit alsnog invullen?

Het inschrijven van de UBO’s in het UBO-register is een zelfstandige verplichting. U bent verplicht om de UBO’s apart te registreren in het UBO-register.

Dit kunt u doen via de webpagina UBO's inschrijven, wijzigen en uitschrijven - UBO-register | KVK

Ik heb al een opgave gedaan voor deze organisatie. Waarom heb ik een brief ontvangen?

Het kan zijn dat ons bericht is verzonden voordat uw UBO-opgave bij ons zichtbaar is geworden. Controleer via Mijn KVK of de UBO’s voor uw organisatie zijn geregistreerd. Wanneer de UBO’s zijn geregistreerd, hoeft u niks te doen. Controleer altijd ons kenmerk (uw KVK-nummer) dat in de brief staat, zodat u controleert of u bij de juiste organisatie kijkt.

Als de UBO’s nog niet zijn geregistreerd, registreer deze dan zo snel mogelijk. Het kan zijn dat de verwerking van de UBO-opgave niet goed is gegaan of dat KVK extra informatie nodig heeft. 

Heeft u meerdere organisaties in uw organisatiestructuur? Voor iedere organisatie geldt een aparte inschrijfverplichting. Controleer of u iedere organisatie heeft geregistreerd. Op de brief die u heeft ontvangen staat het KVK-nummer van de organisatie waarvoor nog geen UBO-registratie bestaat.

KVK zegt dat het een week kan duren voordat de opgave is verwerkt. De deadline in de brief is bijna verstreken. Hoe kan ik een boete voorkomen?

Zorg ervoor dat u alle documentatie met betrekking tot het indienen van de UBO-opgave goed bewaart. Zo kunt u aantonen dat u de opgave heeft ingediend. Let op! U blijft zelf verantwoordelijk voor de inschrijving in het register. Zodra de UBO’s zijn ingeschreven wordt u hiervan op de hoogte gebracht door KVK. Als dit te lang duurt, kunt u contact opnemen met KVK.

Mijn bedrijf is niet meer actief. Moet ik alsnog een UBO-registratie doen?

Ja. Als u een brief van ons ontvangt, betekent dit dat uw organisatie nog in het Handelsregister staat. Zolang de organisatie ingeschreven staat in het Handelsregister, bent u verplicht een opgave in te dienen bij het UBO-register. Pas wanneer de organisatie definitief is uitgeschreven uit het Handelsregister, vervalt de verplichting om een UBO te registreren.

Wilt u controleren of uw organisatie nog staat ingeschreven? Ga dan naar www.kvk.nl. Voer bij zoeken uw KVK-nummer. Als uw onderneming nog staat ingeschreven, wordt deze getoond.

Kan ik uitstel krijgen?

Nee. U had de UBO’s van uw organisatie uiterlijk 27 maart 2022 moeten registreren in het UBO-register. Uitstel is niet meer mogelijk, ook niet als u contact met ons opneemt.

Gevolgen niet op tijd, onjuist of onvolledig registreren.

Heeft u op dit moment uw UBO's nog niet juist en volledig ingeschreven in het UBO-register? Dan bent u in overtreding. Daarvoor kunnen wij een boete of een dwangsom opleggen. De hoogte van de boete is maximaal € 27.500. Voor een dwangsom geldt geen maximumbedrag.
 

Betalingsregeling voor boete.

Krijgt u een boete en kunt u die niet in 1 keer betalen? Neem dan contact op met het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) om te vragen of u een betalingsregeling kunt krijgen.

Bezwaar tegen boete
Als u een boete krijgt, kunt u daar bezwaar tegen maken. Hoe u dat doet, leest u in de brief waarmee wij u officieel een boete geven (de 'boetebeschikking').

Beroep tegen afwijzing bezwaar
Als wij uw bezwaar tegen de boete afwijzen, kunt u daartegen in beroep gaan. Hoe u dat doet, leest u in de brief waarin wij uw bezwaar officieel afwijzen (de 'beschikking op uw bezwaar').
 

Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op.

  • Kunt u uw UBO's niet inschrijven in het UBO-register binnen 3 weken na de datum van de brief die u van ons hebt gekregen?
  • Hebt u vragen over de controle op de UBO-registers?
  • Wilt u controleren of een brief echt is verzonden door DFEI?
  • Of wilt u zeker weten of u echt een medewerker van DFEI aan de telefoon had?

U kunt ons telefonisch, per e-mail of fysieke post bereiken. Onze contactgegevens kunt u terugvinden op de pagina contact met UBO.