DFEI stuurt brieven naar organisaties die hun UBO's niet hebben ingeschreven in het UBO-register. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner (UBO) dit is de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Deze ontvangt u als u van de KVK al twee herinneringen hierover heeft gekregen en nog geen UBO-registratie heeft. Kamer van Koophandel (KVK) informeert DFEI hierover.

U heeft een brief van ons ontvangen?

Vanaf de datum die bovenaan die brief staat, heeft u 3 weken de tijd om uw inschrijving in het UBO-register in orde te maken. Na drie weken kan DFEI alsnog contact met u opnemen om dit als nog te regelen. DFEI gebruikt hiervoor het telefoonnummer uit het handelsregister.
 

Ik heb de opgave ingediend of ik ga de opgave vandaag indienen. Moet ik iets doen om een boete te voorkomen?

Wanneer u de opgave heeft ingediend ontvangt u binnen afzienbare tijd bericht van de KVK dat de UBO-opgave verwerkt is in het UBO-register. Via de webpagina Actuele verwerkingstijden | KVK  kunt u zien hoelang de actuele verwerkingstijd bij de KVK is.

Zorg ervoor dat u een kopie bewaart van de ingediende UBO-opgave wanneer u deze per post verzendt, of bewaar de bevestigingsmail van de KVK wanneer u deze digitaal indient.

Het is bij KVK bekend wie de bestuurders, vennoten, maten zijn of enig aandeelhouder bij een besloten vennootschap. Waarom moet ik dit alsnog invullen?

Het inschrijven van de UBO’s in het UBO-register is een zelfstandige verplichting. U bent verplicht om de UBO’s apart te registreren in het UBO-register.

Dit kunt u doen via de webpagina UBO's inschrijven, wijzigen en uitschrijven - UBO-register | KVK

Ik heb al een opgave gedaan voor deze organisatie. Nu krijg ik een brief dat ik opnieuw moet registreren.

Het kan zo zijn dat ons bericht was verzonden voordat uw UBO-opgave bij ons zichtbaar is. Controleer op de website van KVK of de UBO’s voor uw organisatie zijn geregistreerd. Wanneer de UBO’s zijn geregistreerd hoeft u niks te doen. Controleer altijd ons kenmerk dat in de brief staat, zodat u controleert of u bij de juiste organisatie kijkt.

Wanneer de UBO’s nog niet zijn geregistreerd, doe dit dan zo snel mogelijk. Het kan zijn dat de verwerking van de UBO-opgave niet goed is gegaan of dat KVK extra informatie nodig heeft.

Heeft u meerdere organisaties in uw organisatiestructuur? Voor iedere organisatie geldt een aparte inschrijfverplichting. Controleer of u iedere organisatie heeft ingeschreven. Op de brief die u heeft ontvangen staat het KVK-nummer waarvoor nog geen UBO-registratie bestaat.

Ik krijg een brief dat de UBO’s geregistreerd moeten worden, maar het is een vve. Waarom moet ik een vve registreren, want die is niet registratieplichtig.

Een Vereniging van Eigenaars (vve) is een aparte rechtsvorm in Nederland. Als u een brief van ons ontvangt staat uw vveals vereniging met volledige rechtsbevoegdheid geregistreerd staat. Omdat deze rechtsvorm volledige rechtsbevoegdheid heeft, is registratie in het UBO-register verplicht. U moet de rechtsvorm van de organisatie te wijzigen naar een vve. U kunt hiervoor naar de notaris te gaan.

Ik krijg een brief, maar mijn onderneming is vrijgesteld. Er is sprake van een 100%-beursgenoteerd bedrijf of een dochtermaatschappij. Wat moet ik doen?

Vennootschappen die beursgenoteerd zijn of volledige (100%) dochtermaatschappijen van deze vennootschappen zijn, uitgezonderd van de verplichting om de UBO’s te registreren.

DFEI heeft geen inzage in de administratie van KVK. We weten niet of uw organisatie recht heeft op de vrijstelling. U kunt uw aanvraag voor vrijstelling e-mailen naar UBO@minfin.nl. Stuur hierbij bewijsstukken ter onderbouwing mee. Deze bewijsstukken moeten aantonen dat de vennootschap is onderworpen aan openbaarmakingsvereisten zoals bedoeld in de Richtlijn transparantie.

Deze vrijstelling is afhankelijk van de geldende wet- en regelgeving en de status van de moedermaatschappij. Eventuele wijzigingen in wet- en regelgeving of veranderingen in de structuur of beursnotering van de moedermaatschappij, kunnen tot een registratieplicht leiden. Dit kan betekenen dat uw organisatie in de toekomst wél verplicht wordt een UBO-registratie in te dienen.

Het is de verantwoordelijkheid van uw organisatie om de relevante wet- en regelgeving actief te blijven volgen. Beoordeel tijdig of de vrijstelling nog van toepassing is. Onder het nieuwe AML-pakket wordt de vrijstelling aangepast. Deze wetgeving gaat in op 10 juli 2027. Zorg dat u tijdig op de hoogte bent van de gevolgen die dit voor u heeft. 

Ik heb bij de bank mijn UBO’s doorgegeven. Voldoe ik hiermee aan mijn verplichting?

Nee. Om te voldoen aan uw UBO-verplichting dienen de UBO’s ingeschreven te zijn in het UBO-register van de KVK. De bank heeft een eigen verplichting voor cliëntenonderzoek en moet daarvoor de UBO's van de organisatie controleren. Het verstrekken van deze gegevens aan de bank voldoet niet. U bent nog steeds verplicht om uw gegevens te regeistreren. 

Ik heb de opgave inmiddels gedaan -of- ik ga de opgave vandaag insturen. Moet ik dan nog iets doen om onder de boete uit te komen?

Wanneer u de opgave heeft ingediend, dan ontvangt u bericht van de KVK dat de UBO-opgave verwerkt is in het UBO-register. Dit kan afhankelijk van de drukte bij KVK enkele dagen tot een week duren.

Zorg ervoor dat u een kopie bewaart van de ingediende UBO-opgave wanneer u deze per post verzendt. Of bewaar de bevestigingsmail van de KVK wanneer u deze digitaal indient.

Mijn organisatie is niet meer actief. Moet ik dan alsnog een UBO-registratie doen?

Ja. Wanneer u een brief van ons ontvangt, staat de organisatie nog ingeschreven in het Handelsregister. Zolang de organisatie ingeschreven staat in het Handelsregister, bent u verplicht een opgave in te dienen bij het UBO-register. Als uw organisatie niet meer actief is, moet u deze uitschrijven bij KVK.

Meer informatie over het uitschrijven van een bedrijf, vereniging of stichting vindt u op de website van KVK. Na de uitschrijving vervalt de verplichting om een UBO te registreren.

Wilt u controleren of uw organisatie nog staat ingeschreven? Gaat u dan naar www.kvk.nl. Typ bij zoeken uw KVK-nummer in. Als uw onderneming nog staat ingeschreven, dan wordt deze getoond. Vaak zijn de gegevens ook in te zien via Mijn KVK.

Een familielid was medebestuurder, maar is overleden. Ik weet niet wie de huidige bestuurders zijn. Wat moet ik met deze brief?

KVK heeft een Nabestaandendesk. Deze medewerkers zijn gespecialiseerd in het ondersteunen van nabestaanden. Zij bieden een luisterend oor en geven praktische tips en advies over wat u allemaal moet regelen. Zodat het bedrijf zo goed mogelijk kan doorgaan, overgedragen of beëindigd worden.

Ik heb een brief ontvangen, maar ik ken deze organisatie niet. Wat moet ik doen?

Is de organisatie niet op uw adres gevestigd? Stuur de brief dan retour afzender. U kunt hiervan een melding maken bij KVK via Melding onjuistheid gegevens derden in Handelsregister | KVK. U hoeft hier ons niet over te informeren

Kan ik uitstel krijgen?

Nee. U had de UBO’s van uw organisatie uiterlijk 27 maart 2022 moeten registreren in het UBO-register. Uitstel is niet meer mogelijk, ook niet als u contact met ons opneemt.

Gevolgen niet op tijd, onjuist of onvolledig registreren.

Heeft u op dit moment uw UBO's nog niet juist en volledig ingeschreven in het UBO-register? Dan bent u in overtreding. Daarvoor kunnen wij een boete of een dwangsom opleggen. De hoogte van de boete is maximaal € 27.500. Voor een dwangsom geldt geen maximumbedrag.
 

Betalingsregeling voor boete.

Krijgt u een boete en kunt u die niet in 1 keer betalen? Neem dan contact op met het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) om te vragen of u een betalingsregeling kunt krijgen.

Bezwaar tegen boete
Als u een boete krijgt, kunt u daar bezwaar tegen maken. Hoe u dat doet, leest u in de brief waarmee wij u officieel een boete geven (de 'boetebeschikking').

Beroep tegen afwijzing bezwaar
Als wij uw bezwaar tegen de boete afwijzen, kunt u daartegen in beroep gaan. Hoe u dat doet, leest u in de brief waarin wij uw bezwaar officieel afwijzen (de 'beschikking op uw bezwaar').
 

Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op.

  • Kunt u uw UBO's niet inschrijven in het UBO-register binnen 3 weken na de datum van de brief die u van ons hebt gekregen?
  • Hebt u vragen over de controle op de UBO-registers?
  • Wilt u controleren of een brief echt is verzonden door DFEI?
  • Of wilt u zeker weten of u echt een medewerker van DFEI aan de telefoon had?

U kunt ons telefonisch, per e-mail of fysieke post bereiken. Onze contactgegevens kunt u terugvinden op de pagina contact met UBO.