Volgens Europese en nationale regels moet elk EU-land een UBO-register bijhouden. De UBO-gegevens van registratieplichtige organisaties zijn hierin opgenomen. Dit zijn juridische entiteiten. Het doel is om witwassen, belastingontduiking en financiering van terrorisme te voorkomen. Organisaties moesten hun UBO’s uiterlijk op 27 maart 2022 inschrijven in het UBO-register.

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner (UBO) dit is de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie.

Het UBO-register onderdeel van het handelsregister

In Nederland is het UBO-register onderdeel van het handelsregister. Dit wordt beheerd door Kamer van Koophandel (KVK). Op de website van KVK leest u meer over het UBO-register, bijvoorbeeld antwoorden op vragen als:

  • Welke organisaties moeten hun UBO's inschrijven in het UBO-register?
  • Hoe bepaalt u wie de UBO's van uw organisatie zijn?
  • Hoe schrijft u uw UBO's in het UBO-register in?

Niet iedere organisatie hoeft UBO's in te schrijven. Bijvoorbeeld eenmanszaken, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid zonder onderneming en verenigingen van eigenaars (vve's) doen dit niet. Wilt u controleren of u uw organisatie moet inschrijven, kijkt u dan op de website van de Kamer van Koophandel (KVK). Op de pagina moet je organisatie UBO-opgave doen kunt u dit teruglezen. 

Inschrijven van een UBO

U schrijft de UBO’s in via de website van de KVK. Daar vindt u ook uitleg hoe u dit moet doen waaronder een instructievideo. Deze video vindt u onder de tegel wat is een UBO? Bewaar uw kopie van de ingediende UBO-opgave goed.
 

De UBO-opgave wordt het snelst verwerkt door de KVK als u deze online doet. Uw UBO-opgave per post doorgeven duurt langer om te verwerken. Dit kan gevolgen hebben voor de termijn van 3 weken. Wanneer u er toch voor kiest om de UBO-opgave per post in te dienen, zorg er dan voor dat u een bewijs van verzending heeft. Dit bewijs ontvangt u bij een aangetekende verzending.

Goedkeuring van de UBO-opgave

Uw UBO-opgave wordt door de KVK na binnenkomst gecontroleerd. Als de opgave onjuistheden bevat, dan kan deze worden afgekeurd. U moet zelf in de gaten houden of uw UBO-opgave is verwerkt. Indien uw UBO-opgave niet wordt goedgekeurd, dan moet een nieuwe opgave worden ingediend. 
 

Al een UBO-registratie gedaan bij KVK?

Heeft u al een UBO-opgave gedaan bij KVK? Controleer in dit geval de status van de UBO-opgave bij KVK. Het kan dan zijn dat de UBO-opgave is afgekeurd door KVK of niet is ontvangen. U moet dan opnieuw een UBO-opgave doen.

KVK informeert DFEI

De KVK houdt toezicht op het handelsregister. Wanneer organisaties die in het handelsregister staan, hun UBO's nog niet hebben ingeschreven geeft de KVK dit door aan DFEI. Ook als UBO's niet juist of niet volledig zijn geregistreerd. De KVK kan ook bericht krijgen van bijvoorbeeld banken of de Belastingdienst als een organisatie niet voldoet.

Team UBO van DFEI neemt contact op met organisaties

Krijgt DFEI bericht over uw organisatie van KVK? Dan sturen wij u een brief of bellen wij u. Wij herinneren u er dan aan dat u de UBO’s van uw organisatie op tijd, juist en volledig moet registreren. Als u hierna alsnog uw UBO’s op de juiste manier registreert, kunt u voorkomen dat u een boete krijgt.

Wij sturen brieven naar organisaties die hun UBO's niet hebben ingeschreven in het UBO-register. Deze ontvangt u als u van de KVK al twee herinneringen hierover heeft gekregen en nog geen UBO-registratie heeft.

Heeft u een brief van ons ontvangen? Lees dan meer hierover op de pagina Ik heb een brief over mijn UBO ontvangen.